メールの受信トレイを空にし続けるテクニック「Inbox Zero」の設定ノートです。
Gmail に準拠しております。

主な設定・運用方法は以下の記事を参考にさせていただきました。

目次

1. 初期設定

Gmail > 設定（歯車ボタン） > すべての設定を表示 から設定していくよ。

1.1. 全般 タブ

  • 送信＆アーカイブ : 返信に [送信＆アーカイブ] ボタンを表示する へチェック。
  • 自動表示 : 前の（古い）スレッドに移動する へチェック。
    • 次の（新しい）スレッドに移動する でも OK 。お好みで。
  • キーボード ショートカット : キーボード ショートカット ON へチェック。

1.2. ラベル タブ

新しいラベルを作成 ボタンから以下のラベルを作成する。
色設定などはお好みで。

  • Action Required（すぐにやる）
  • Waiting（対応待ち）
  • Read Later（あとで読む）

1.3. 受信トレイ タブ

  • 受信トレイの種類 : マルチ受信トレイ を選択。

  • マルチ受信トレイのセクション : 以下のように設定する。

      検索キーワード セクション名（省略可）
    セクション 1: label:action-required Action Required
    セクション 2: label:waiting Waiting
    セクション 3: label:read-later Read Later
  • マルチ受信トレイの位置 : 受信トレイの右 へチェック。

1.4. 詳細 タブ

  • 自動表示 : 有効にする へチェック。
  • カスタム キーボード ショートカット : 有効にする へチェック。

以上で設定は完了。
受信トレイに戻り、以下のような画面配置になっていれば OK！

inbox-zero-01

2. 運用

以下、冒頭の参考サイト様から引用です。

Inbox Zeroはよくわかっていませんが、基本的にGTDと同じようなものだと思います。 なので、メールをとりあえず開いて、次のようなフローでメールをラベリング and アーカイブするだけです。

  • メールを開く
  • 2分以内にできる? → すぐ処理(返信とか)してアーカイブ
  • 自分以外の対応を待つ必要がある? → Waitingラベルをつけてアーカイブ
  • 自分で対処しないといけない? → Action Requiredラベルをつけてアーカイブ
  • 後でしっかり見る必要がある? → Read Laterラベルをつけてアーカイブ
  • その他 → アーカイブ

指の動き的にはeを連打しながら、たまにvを押してラベルをつけるだけです。

メールをポンポンとアーカイブしていき、時々ラベリング。
受信トレイへ戻ってくると、右カラムへ勝手にタスクリストが出来上がっております（きもちいー）。

後はこのタスクリストを潰していけば “勝ち” です。

3. 補足

  • 参考記事の「受信トレイタブ」の記載通りに設定すると、既読のメールが Read Later ラベルに大量に表示されてしまった。
    • メールを削除したり未読にすると表示されなくなる。標準機能とぶつかっているぽい……？
    • どうにもよくわからなかったので、自分の設定では検索キーワードとセクション名を設定するようにしています。
  • 受信トレイの設定の他、必要なメールだけを受け取るようにしておくとより良い感じ。
    • 不要なメールマガジンは購読取り消しする。
    • 利用していない会員サイトは退会する。

4. おわりに

というわけで Inbox Zero 設定でした！

10日ほど運用してみたのですが、受信トレイをすっきり片付けられて大変良い感じです。
超・超オススメなので、そこのあなたもぜひに～。

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↑現実世界でもやり始めた人